Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van de vereniging Hockey Club Bloemendaal (hierna" HCB”), gevestigd te Bloemendaal en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40594946. Deze verklaring is mede van toepassing Stichting De Topmusch en Stichting tot Stimulering van Sport en Spel in Kennemerland (SSSK).

1. Begripsbepaling 

In dit document wordt verstaan onder:

1.1 Persoonsgegevens, alle gegevens over een levende en direct of indirect identificeerbare persoon. Voor- en achternaam, (e-mail)adres, lidnummer en teamfoto zijn allemaal voorbeelden van Persoonsgegevens;

1.2 Betrokkene, de persoon op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;

1.3 Verwerking, een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens, al dan niet automatisch uitgevoerd, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, wissen en vernietigen van gegevens; 

1.4 Verwerker, een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt;

1.5 App, de LISA app van HCB;

1.6 Website, de website van HCB, www.hcbloemendaal.nl;

1.7 Social Media accounts, zoals het Instagram account, de Facebookpagina, het Twitter account en het YouTube kanaal;

1.8 Lid, zoals omschreven in de Statuten HC Bloemendaal en nader gespecifieerd in het Huishoudelijk Reglement HC Bloemendaal. Het betreft degene die zich via de Website inschrijft als lid. Een Lid beschikt over een geautoriseerde toegang (persoonlijk account, bestaande uit een unieke combinatie van lidnummer en wachtwoord);

1.9 Vrijwilliger, een persoon die binnen HCB een niet betaalde functie in het bestuur of een commissie uitoefent;

1.10 Medewerker, een persoon die een betaalde functie binnen HCB uitoefent;

1.11 Bezoeker, degene die gebruik maakt van de Website en/of App van HCB. Een Bezoeker beschikt niet over geautoriseerde toegang;

1.12 Omwonende, een persoon die in de nabijheid van het clubhuis van HCB woont en door HCB als omwonende is aangemerkt;

1.13 Sponsor, een natuurlijk persoon die HCB ondersteunt door middel van een financiële bijdrage;

1.14 Beheerder, een persoon die door het bestuur van HCB is geautoriseerd om Persoonsgegevens te verwerken in LISA en/of IT-onderhoudswerkzaamheden uit te voeren aan de Website en/of App. Het wijzigen van persoonsgegevens is voorbehouden aan degene die binnen LISA over de autorisatie ‘secretariaat’, ‘contributie’ of ‘Financieel’ beschikt;

1.15 Gebruiker, iedere willekeurige gebruiker van de Website en/of de App. Een gebruiker kan zijn: Lid, Vrijwilliger, Medewerker of Bezoeker;

1.16 Privacyverklaring, is dit document;

1.17 Datalek, de situatie dat er een inbreuk plaatsvindt op de beveiliging van Persoonsgegevens.

2. Algemeen

2.1 HCB is verantwoordelijk voor het verwerken van Persoonsgegevens van haar Leden, Vrijwilligers, Medewerkers, Bezoekers, Omwonenden en Sponsoren. In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe deze gegevensverwerking geschiedt en voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt.

2.2 Door aanmelding als Lid of Vrijwilliger of indiensttreding als Medewerker of door de Website en/of App van HCB te gebruiken gaat een Lid, Vrijwilliger, Medewerker of Gebruiker akkoord met de in deze Privacyverklaring omschreven voorwaarden.

2.3 Indien een Lid, Vrijwilliger of Gebruiker niet met deze Privacyverklaring akkoord gaat, wordt degene verzocht zich niet aan te melden als Lid of Vrijwilliger of de Website en/of App niet te gebruiken.

3. Verwerking van Persoonsgegevens

3.1 Volgens de wet mogen Persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen. Die rechtvaardiging bestaat in het geval van HCB uit:

1. een noodzakelijke Verwerking om een gerechtvaardigd belang te dienen;
2. de uitdrukkelijke toestemming van een Betrokkene
3. het uitvoeren van een contract met een Betrokkene; of
4. het voldoen aan een wettelijke plicht.

3.2 HCB verwerkt Persoonsgegevens van een Betrokkene indien deze: 

1. de Website, App of de officiële Social Media Accounts van HCB bezoekt;
2. zich aanmeldt als Lid;
3. zich aan HCB verbindt als Vrijwilliger;
4. ouder en/of verzorger is van een junior Lid of g-hockey Lid;
5. Sponsor, businesspartner en/of genodigde is van sponsorbijeenkomsten;
6. HCB nieuwsbrieven ontvangt;
7. zich inschrijft voor een door HCB georganiseerd evenement;
8. door HCB als Omwonende van de club wordt aangemerkt.

3.3 HCB verzamelt daarbij (indien van toepassing) de volgende Persoonsgegevens: 

1. NAW gegevens, emailadres, telefoonnummer, geboortedatum en geslacht
2. bankrekeningnummer
3. beroep (van ouder en/of verzorger) van het lid
4. lidnummers van bond en scheidsrechterkaart
5. teamfoto
6. gegevens over hockeyvaardigheden, aanwezigheid, inzet en motivatie
7. gezondheidsgegevens (in specifieke gevallen).

3.4 HCB gebruikt deze Persoonsgegevens om haar verenigingsactiviteiten uit te kunnen voeren, hier verstaat HCB onder andere onder:

1. het voeren van de ledenadministratie;het voeren van de administratie van Vrijwilligers en Medewerkers; 
2. het voeren van de (factuur)administratie van donateurs, relaties en Sponsors; 
3. het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien en het beheer van teams;
4. het organiseren van evenementen van of op HCB voor Leden, oud-leden, donateurs, relaties en/of Sponsors; 
5. het beheer van de organisatie van HCB, zoals het administreren van de diverse commissies;
6. het informeren van Leden over de activiteiten en organisatie van HCB, onder meer via e-mail;
7. het screenen van Vrijwilligers; 
8. het uitvoering geven aan de Statuten en reglementen; 
9. de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;
10. het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of Vrijwilliger;
11. het aanbieden en beheren van LISA voor Leden en Vrijwilligers en om, bijvoorbeeld door middel van cookies, informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de Website en App; 
12. het waarborgen van veiligheid op en rond de accommodatie van HCB;
13. het verrichten van analyses van Persoonsgegevens ten behoeve van statistische doeleinden;
14. activiteiten ten behoeve van doeleinden waarover Betrokkene vooraf separaat worden geïnformeerd;
15. het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving. 

3.5 De verstrekte Persoonsgegevens worden door HCB uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van haar in deze Privacyverklaring genoemde doelstellingen

3.6 Alleen Beheerders kunnen Persoonsgegevens binnen LISA verwerken.

3.7 Iedere Beheerder en iedereen die gezondheidsgegevens verwerkt dient een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Deze geheimhoudingsverklaring regelt de wijze waarop met Persoonsgegevens dient te worden omgegaan.

3.8 Gebruikers kunnen Persoonsgegevens alleen inzien en/of gebruiken. Welke Persoonsgegevens een specifieke Gebruiker kan inzien hangt af van zijn/haar functie binnen HCB.

3.9 Een Lid kan de eigen Persoonsgegevens in beperkte zin verwerken. Dit betreft het invullen van gegevens tijdens de inschrijving bij HCB en het wijzigen van de eigen Persoonsgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en profielfoto) door in te loggen met het persoonlijke account op de Website en/of in de App.

3.10 HCB kan de Persoonsgegevens tevens gebruiken om Leden, Vrijwilligers, Omwonenden, donateurs, relaties en Sponsoren op de hoogte te stellen van producten, diensten en/of activiteiten van HCB die voor de desbetreffende Gebruiker interessant zouden kunnen zijn. Indien Gebruiker hiertegen bezwaar heeft, kan hij of zij contact opnemen via [email protected]. 

4. Schriftelijke toestemming

4.1 HCB zal om uitdrukkelijke toestemming verzoeken voor het verwerken van (bijzondere) Persoonsgegevens indien dit wettelijk is vereist.

5. Beeldmateriaal 

5.1 Tijdens trainingen, wedstrijden en activiteiten bij HCB worden regelmatig foto's genomen en video’s gemaakt waarop Leden van HCB, leden van bezoekende verenigingen of bezoekers van de club staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de Website en/of App of Social Media Accounts van HCB worden gebruikt of worden afgedrukt in het clubblad Musplus. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via [email protected] kenbaar te worden gemaakt. Het betreffende beeldmateriaal zal dan in beginsel worden verwijderd. 

5.2 Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd. 

5.3 Ter waarborging van de veiligheid hangen op het terrein van HCB bewakingscamera’s. De beelden van deze camera’s kunnen alleen worden ingezien door het bestuur van HCB of door haar daartoe geautoriseerde Medewerkers.

6. Ledenlijst

6.1 Ieder jaar geeft HCB een ledenlijst uit met daarin foto’s van Vrijwilligers en teams en de NAW gegevens en telefoonnummers van alle Leden en Zomerzorgleden. Deze ledenlijst wordt gedistribueerd aan alle (Zomerzorg)leden. Indien bezwaar bestaat tegen vermelding in de ledenlijst dient dit tijdig via [email protected] kenbaar te worden gemaakt. De betreffende gegevens zullen dan worden verwijderd. 

7. Datalek

7.1 Zodra er bekendheid is met een Datalek zal het bestuur van HCB daarvan conform de wettelijke bepalingen (AVG) binnen 72 uur melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hierbij zullen betrokkenen tevens worden geïnformeerd. 

8. Doorgifte aan derden

8.1 HCB kan voor de in deze Privacyverklaring opgesomde verwerkingsdoeleinden derden inschakelen, bijvoorbeeld ten behoeve van de ondersteuning van haar administratieve activiteiten of ten behoeve van de technische ondersteuning van haar processen. Met deze Verwerkers wordt een overeenkomst gesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt en voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen. 

8.2 HCB verstrekt (indien van toepassing) gegevens aan de volgende derden:

LISA (ledenadministratie systeem);

KNHB;

KIM 2.2 (voor inning contributies);

Standenmotor;

Sportlink;

Theo (spelervolgsysteem);

Twelve BV (muspas);

Z-Press Sport & Media B.V.;

Drukker van hard copy ledenlijst en Musplus.

8.3 Voor het overige zal HCB de Persoonsgegevens niet met derden delen, tenzij: 

door Betrokkene uitdrukkelijke toestemming is gegeven, of 

dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van HCB in het belang van Betrokkene is.

9. Cookies

9.1 HCB maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de Website wordt bezocht of de App wordt gebruikt. De cookies onthoudt wat de Gebruiker invult op de Website en/of App voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van de Website en/of App op de desbetreffende Gebruiker kan worden afgestemd en het niet nodig is dat Persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld. 

9.2 Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies vindt u via de helpfunctie van uw browser. Sommige functies op de Website c.q. van de App werken mogelijk niet meer als geen cookies kunnen worden ontvangen.

9.3 HCB maakt gebruik van Google Analytics, een dienst van Google om statistieken van een website te verzamelen. Google Analytics maakt gebruik van cookies om te analyseren hoe Gebruikers de Website en/of de App gebruiken. Google gebruikt die informatie om voor HCB rapporten op te stellen over de Website- en App-activiteit. Meer informatie over de manier waarop Google Analytics gegevens verzamelt en verwerkt kunt u vinden bij het document "Hoe Google gegevens gebruikt wanneer u sites of apps van onze partners gebruikt", te vinden op www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/.

10. Links naar en cookies op websites van derden

10.1 Op de Website en in de App zijn links naar websites van derden zoals sponsors opgenomen. Wanneer Gebruikers deze websites bezoeken, zijn de privacyverklaringen van deze derde partijen van toepassing. HCB is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden met Persoonsgegevens van Gebruikers wordt omgegaan dan wel voor cookies die worden gebruikt op deze websites van derden.

11. Social Media

11.1 Op de Website zijn buttons opgenomen naar de Social Media Accounts van HCB zoals Instagram, Facebook en Twitter. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de betreffende sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. HCB heeft daar geen invloed op. Gebruikers wordt aangeraden om de privacyverklaringen van de sociale netwerken (die regelmatig kunnen wijzigen) te lezen om te zien wat zij met de Persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerken. HCB is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze sociale netwerken met de Persoonsgegevens doen die zij via cookies verwerken. 

12. Informatie, inzage, correctie, verwijdering en bezwaar 

12.1 Betrokkene heeft het recht om zijn of haar verzamelde Persoonsgegevens in te zien en zo nodig aan te (laten) passen en/of te doen verwijderen. Leden kunnen hun eigen Persoonsgegevens deels zelf inzien en verwerken door via hun persoonlijke account in te loggen op de Website of in de App.

12.2 Via [email protected] kan contact met HCB worden opgenomen voor: 

meer informatie over de wijze waarop HCB Persoonsgegevens van Betrokkene verwerkt;

vragen naar aanleiding van deze Privacyverklaring;

inzage in de Persoonsgegevens die HCB met betrekking tot Betrokkene verwerkt;

correctie, beperking, verwijdering of overdracht van Persoonsgegevens;

bezwaar tegen het gebruik van Persoonsgegevens van een Betrokkene door HCB.

13. Bewaartermijn

13.1 HCB bewaart Persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk gelet op het doel van de verwerking of wetgeving die langer bewaren verplicht. Ten behoeve van lustra en andere activiteiten waarbij er een intentie bestaat om oud-leden te benaderen, heeft HCB graag de mogelijkheid om Persoonsgegevens te bewaren. Bij beëindiging van het lidmaatschap kan schriftelijk worden aangegeven dat hiermee niet wordt ingestemd. 

13.2 Verder gelden de volgende bewaartermijnen: 

bijzondere Persoonsgegevens worden bij het einde van het lidmaatschap direct verwijderd;

de bewaartermijn van Persoonsgegevens waarvoor een fiscale bewaarplicht bestaat bedraagt zeven jaar;

de bewaartermijn van beeldmateriaal kan voor historische doeleinden worden opgeschort.

14. Beveiliging

14.1 HCB zal Persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze Privacyverklaring genoemde doeleinden. HCB heeft adequate technische en organisatorische maatregelen getroffen om de Persoonsgegevens te beveiligen.

15. Contact

15.1 In geval van vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring en voor verzoeken betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met HCB via [email protected].

16. Wijzigingen privacyverklaring

16.1 HCB behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. HCB beveelt daarom aan om deze Privacyverklaring regelmatig te blijven raadplegen. 

Versie maart 2019